Belegungsplan mit Excel: Gratis-Vorlage und ihre Grenzen

Ein Belegungsplan ist das wichtigste Werkzeug für jeden, der Monteurzimmer vermietet: Er zeigt auf einen Blick, welches Bett wann frei und wann belegt ist. Viele Vermieter starten mit Excel, und für den Anfang funktioniert das gut. In diesem Artikel finden Sie eine kostenlose Excel-Vorlage, eine Anleitung zum Selberbauen und eine Einschätzung, wo die Grenzen liegen.

Was ein guter Belegungsplan leisten muss

Bei Monteurzimmern ist die Belegungsplanung anspruchsvoller als bei einer klassischen Ferienwohnung. Das liegt an drei Besonderheiten:

• Bettgenaue Vermietung: Häufig wird nicht das ganze Zimmer, sondern das einzelne Bett vermietet. Ein Zimmer mit drei Betten kann also drei verschiedene Gäste von drei verschiedenen Firmen beherbergen.
• Flexible Zeiträume: Monteure bleiben mal fünf Nächte, mal drei Monate – und verlängern oft kurzfristig, wenn sich eine Baustelle verzögert.
• Firmenbuchungen: Eine Firma bucht vier Betten für ihre Kolonne, tauscht aber während des Aufenthalts einzelne Mitarbeiter aus.

Ein Belegungsplan muss diese Realität abbilden: pro Bett eine Zeile, pro Tag eine Spalte, und pro Belegung die Information, wer dort schläft und wer bezahlt.

Die kostenlose Excel-Vorlage

Die Vorlage ist einfach gehalten und enthält:

• Monatsansicht pro Objekt: Zeilen für Zimmer und Betten, Spalten für die Tage des Monats.
• Farbcodierung: Belegte Tage färben sich automatisch ein, sobald ein Name in der Zelle steht.
• Gästeliste: Ein zweites Tabellenblatt für Kontaktdaten, Firma und Aufenthaltszeitraum.
• Zählformeln: Belegte Betten pro Tag und Auslastung pro Monat werden automatisch berechnet.

Sie dürfen die Vorlage frei verwenden und an Ihre Objekte anpassen. Tragen Sie einfach Ihre Zimmer und Betten ein.

Download: Belegungsplan-Vorlage für Monteurzimmer (Excel)

Belegungsplan in Excel selbst erstellen: Schritt für Schritt

Wenn Sie lieber selbst bauen, funktioniert das Grundgerüst so:

1. Struktur anlegen: In Spalte A listen Sie Ihre Einheiten auf – am besten gruppiert nach Objekt und Zimmer („Hauptstraße 12 – Zimmer 1 – Bett A“). In Zeile 1 stehen die Tage des Monats.
2. Belegung eintragen: In die Zellen schreiben Sie den Nachnamen des Gastes oder die Firma. Für Anreise- und Abreisetag hat sich ein Kürzel bewährt (z. B. „An“ / „Ab“), weil das Bett an diesen Tagen oft doppelt berührt wird.
3. Bedingte Formatierung: Markieren Sie den Kalenderbereich und legen Sie eine Regel an: „Zelle ist nicht leer → Füllfarbe“. So entsteht der visuelle Belegungsbalken automatisch.
4. Auslastung berechnen: Mit ZÄHLENWENN zählen Sie belegte Zellen pro Zeile oder Spalte und teilen durch die Anzahl der Tage. Das Ergebnis ist die Auslastungsquote.
5. Monat kopieren: Für den Folgemonat duplizieren Sie das Tabellenblatt und leeren die Einträge.

Damit haben Sie einen funktionierenden Belegungsplan, der für wenige Betten gut trägt.

Wo Excel an seine Grenzen stößt

Excel ist ein Tabellenwerkzeug, kein Buchungssystem. Mit wachsendem Bestand zeigen sich typische Probleme:

Keine Buchungslogik

Excel weiß nicht, dass „Müller, 01.–15.08.“ und „Schmidt, 10.–20.08.“ im selben Bett ein Konflikt sind. Doppelbuchungen fallen erst auf, wenn zwei Monteure vor derselben Tür stehen. Je mehr Einheiten und Buchungen parallel laufen, desto wahrscheinlicher werden solche Konflikte.

Verlängerungen und Umzüge

Der Alltag mit Monteuren ist dynamisch: Aufenthalte werden verlängert, Gäste ziehen innerhalb des Hauses um, Firmen tauschen Mitarbeiter aus. In Excel heißt das jedes Mal: Zellen löschen, neu eintragen, Formatierung reparieren. Ein Tippfehler genügt, und der Plan stimmt nicht mehr.

Keine Verbindung zur Rechnung

Der Belegungsplan beantwortet nur die Frage „wer liegt wo“. Die Rechnung schreiben Sie trotzdem von Hand und übertragen dabei Zeiträume und Preise erneut. Jede Übertragung ist eine Fehlerquelle: vergessene Nächte, falsche Zeiträume, doppelt oder gar nicht berechnete Aufenthalte.

Ein Rechner, eine Wahrheit

Die Excel-Datei liegt auf einem Rechner. Ruft ein Monteur unterwegs an, können Sie Verfügbarkeiten nicht nachsehen. Arbeiten zwei Personen mit der Datei, entstehen Versionskonflikte („Wer hat die aktuelle Liste?“). Ohne Backup ist der gesamte Plan bei einem Festplattendefekt verloren.

Keine Anbindung an Portale

Wer über Portale wie deutschland-monteurzimmer.de oder mein-monteurzimmer.de Anfragen erhält, muss Verfügbarkeiten dort manuell pflegen. Excel kann keine Kalender per iCal synchronisieren, ein Buchungssystem schon.

Faustregel: Wann der Wechsel sich lohnt

Als grobe Orientierung lohnt sich der Umstieg von Excel auf eine Software, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft:

• Sie verwalten mehr als etwa 5 Betten oder mehrere Objekte.
• Sie hatten schon einmal eine Doppelbuchung oder eine vergessene Rechnung.
• Sie schreiben regelmäßig Rechnungen an Firmen – womöglich bald als E-Rechnung.
• Mehrere Personen brauchen gleichzeitig Zugriff auf die Belegung.
• Sie verlieren pro Woche mehr als eine Stunde mit der Pflege der Tabelle.

Zum Vergleich: Eine Stunde Verwaltungsaufwand pro Woche kostet bei einem bescheidenen Stundensatz mehr als der Monatspreis einer spezialisierten Software.

Die Alternative: ein digitaler Belegungskalender

Eine Monteurzimmer-Software wie StayPlan ersetzt die Excel-Tabelle durch einen digitalen Belegungskalender, der die genannten Schwächen systematisch löst: Buchungen werden bettgenau erfasst und Konflikte sofort erkannt, Verlängerungen sind ein Klick statt einer Zellen-Operation, und aus jeder Buchung entsteht direkt die passende Rechnung – auf Wunsch als XRechnung für Firmenkunden. Der Kalender ist von überall erreichbar und lässt sich per iCal mit Buchungsportalen synchronisieren.

Starten Sie ruhig mit der Excel-Vorlage. Und wenn die Tabelle irgendwann mehr Arbeit macht, als sie spart, testen Sie StayPlan 14 Tage kostenlos. Die Belegung aus Ihrer Tabelle ist schnell übertragen.