Die elektronische Rechnung ist beschlossene Sache: Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnung für inländische Umsätze zwischen Unternehmen schrittweise Pflicht. Für Vermieter von Monteurzimmern ist das relevanter, als viele denken: Wer an Firmen vermietet, erbringt die B2B-Umsätze, um die es geht. Dieser Artikel erklärt die Fristen, die Formate und was Sie konkret tun sollten.
Hinweis: Stand Juli 2026, keine Steuerberatung. Details klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine E-Rechnung ist kein PDF. Sie ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den Buchhaltungssysteme automatisch verarbeiten können. In Deutschland haben sich zwei Formate etabliert:
- XRechnung: reines XML ohne Bildanteil, Standard bei öffentlichen Auftraggebern.
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): ein hybrides Format, ein normales PDF mit eingebettetem XML. Für Menschen lesbar wie bisher, für Maschinen strukturiert.
Ein klassisches PDF oder eine Papierrechnung gilt seit 2025 nur noch als „sonstige Rechnung“ und darf im B2B-Verkehr nur übergangsweise verwendet werden.
Die Fristen im Überblick
Die Pflicht kommt in drei Stufen, jeweils für inländische Umsätze zwischen Unternehmern (B2B):
| Stichtag | Was gilt |
|---|---|
| Seit 1.1.2025 | Jeder Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen können, auch Vermieter und Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt. |
| Ab 1.1.2027 | Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr (2026). |
| Ab 1.1.2028 | Ausstellungspflicht für alle Unternehmer, unabhängig vom Umsatz. |
Für die meisten privaten Monteurzimmer-Vermieter ist also der 1. Januar 2028 der maßgebliche Stichtag.
Wichtige Ausnahmen
Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein. Ausgenommen sind:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C): Vermieten Sie an den Monteur persönlich und er zahlt privat, bleibt alles beim Alten.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV), und zwar dauerhaft.
- Steuerfreie Vermietungsumsätze nach § 4 Nr. 12 UStG: Für die langfristige, umsatzsteuerfreie Vermietung besteht keine E-Rechnungspflicht.
- Kleinunternehmer (§ 19 UStG): dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit (§ 34a UStDV); sie dürfen weiterhin Papier oder PDF verschicken. Die Empfangspflicht gilt aber auch für sie.
Was heißt das konkret für Monteurzimmer-Vermieter?
Der typische Fall: Eine Baufirma bucht vier Betten für drei Wochen und will eine Rechnung auf die Firma. Das ist ein inländischer B2B-Umsatz, und die kurzfristige Beherbergung zu 7 % Umsatzsteuer ist steuerpflichtig. Sie fällt also nicht unter die Ausnahme für steuerfreie Vermietung. Die Konsequenzen:
- Heute schon: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können, etwa vom Handwerker, der Ihre Heizung repariert. Prüfen Sie, ob Ihr Steuerbüro bzw. Ihre Ablage XML-Rechnungen verarbeiten kann. E-Rechnungen müssen zudem 8 Jahre in ihrem strukturierten Format archiviert werden.
- Spätestens ab 2028: Rechnungen an Firmenkunden müssen Sie als E-Rechnung ausstellen – es sei denn, Sie sind Kleinunternehmer.
- Schon vorher sinnvoll: Viele größere Firmen und alle öffentlichen Auftraggeber wünschen heute schon E-Rechnungen. Wer XRechnung liefern kann, hat bei Firmenkunden einen Vorteil, unabhängig von der Pflicht.
Word und Excel scheiden aus – was jetzt zu tun ist
Eine E-Rechnung lässt sich nicht in Word schreiben. Sie brauchen ein System, das strukturierte Rechnungen erzeugt. Die sinnvolle Reihenfolge:
- Klären Sie Ihren Status: Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung? Davon hängt ab, ob die Ausstellungspflicht Sie überhaupt trifft.
- Organisieren Sie den Empfang: eine feste E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen, Archivierung im Originalformat.
- Stellen Sie die Rechnungserstellung um, bevor es eng wird: Ein Software-Wechsel drei Wochen vor dem Stichtag ist vermeidbarer Stress.
Für Monteurzimmer-Vermieter liegt die Lösung nahe: eine Software, die ohnehin Buchungen und Belegung verwaltet und die Rechnung als PDF oder XRechnung direkt daraus erzeugt. StayPlan erstellt Rechnungen direkt aus der Buchung: mit korrektem Steuerausweis, GoBD-konformen fortlaufenden Rechnungsnummern, automatischem E-Mail-Versand und XRechnung für Firmenkunden. Damit ist die E-Rechnungspflicht kein Projekt, sondern ein Haken in den Einstellungen. Testen Sie StayPlan 14 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht kommt sicher, die Fristen sind bekannt: Empfang seit 2025, Ausstellung ab 2027/2028. Für Vermieter mit Firmenkunden führt an strukturierten Rechnungen kein Weg vorbei. Wer früh umstellt, macht aus der Pflicht einen Vorteil gegenüber Mitbewerbern, die noch Word-Rechnungen verschicken.
Häufige Fragen
Ab wann müssen Vermieter E-Rechnungen ausstellen?
Für inländische B2B-Umsätze gilt: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
Muss ich als Vermieter schon heute E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Unternehmer – auch Vermieter und Kleinunternehmer – E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931 – in Deutschland vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Ein einfaches PDF gilt seit 2025 nur noch als „sonstige Rechnung“.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatpersonen?
Nein. Die Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (B2B). Für Rechnungen an Privatpersonen (B2C) und für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto gilt sie nicht.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne Bildanteil – der Standard für öffentliche Auftraggeber. ZUGFeRD kombiniert ein normales PDF mit eingebetteten XML-Daten und ist dadurch auch für Menschen direkt lesbar. Beide erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung.